Архивное хранение документов с ЭДО и без, или при чем тут автоматизация?
Упорядочивая хаос: подводные камни архивного хранения документов
Избежать путаницы при работе с большими файлами возможно, но сложно. Для хранения архивных документов требуются люди и, прежде всего, время. Человеческий фактор непредсказуем, а больше людей означает больше путаницы. Меньше людей — больше времени на организацию подачи документов. И даже если вы следуете правилам и подаете документы в соответствии с ними, возникнут вопросы, которые могут удивить службу или человека, ответственного за файл. Вот некоторые из таких вопросов
- Где акты, закрытые в мае прошлого года? Мне срочно нужны все они, ради этого и того торгового партнера!
- Кто был последним, кто получил эти документы? Кого бьют листом бумаги?
- Сколько времени и усилий требуется, чтобы предоставить налоговым органам все, что они требуют? Есть ли у нас все эти вещи?
В мире бизнеса возникают сложные вопросы и происходят странные вещи, о которых вам необходимо знать. Система делопроизводства, которая существует только на бумаге или, что еще хуже, в умах нескольких избранных сотрудников, может не пройти такую проверку.
Такое поведение показывает, что независимо от того, насколько преданными и целеустремленными являются менеджеры и сотрудники, и независимо от того, насколько бережно компания относится к своим файлам, хранение документов без надежной системы управления файлами рано или поздно может привести к нарушению производственных процедур.
Кроме того, в них трудно ориентироваться. Вы должны уметь умело ориентироваться в таких физических файлах. Вам нужен человек, который знает файлы как свои пять пальцев. Они могут быть не всегда доступны, могут находиться под большим давлением или вообще отсутствовать. Поиск документов может стать все более нервным, паническим и стрессовым для сотрудников.
А сколько денег потеряли компании даже за последние два года, полагаясь на бюрократические книги, записи и вечную память сотрудников! Это невозможно измерить. А скольких еще можно было бы спасти?
Наконец, бумажные файлы очень легко потерять. Даже если вы не помните ужасных историй о возгораниях файлов, вы должны помнить, насколько коротка и тонка бумага и как легко переносятся чернила и типографская краска. Удивительно, но бумага может быть потеряна без вашего ведома. Без системы управления невозможно узнать, кто последний раз видел его, у кого он был и кто для кого его скопировал.
Нет, я не говорю, что бумажные записи не нужны. Да, это так! Во многих случаях они необходимы и незаменимы. Стоит задуматься о том, как избежать или хотя бы минимизировать вышеперечисленные риски.
Требования к архивному хранению: долгожители среди документов
Возможно, все начинается с требования «свыше». Все хранение документов в архиве организации подлежит легализации и опубликованным спискам, постановлениям и приказам. Основные из них следующие.
- Закон о публичных документах, действующий с 2004 года.
- Заказ №. 558 об архивных документах, принятый в 2010 году.
- Заказ №. 105, утвержденный Министерством финансов.
Другие. Некоторые из них упомянуты ниже.
Чтобы проиллюстрировать метод архивирования более подробно, рассмотрим срок хранения архивных документов в организации. Самый простой подход — хранить все документы в течение 10 лет. Хотя это может не соответствовать вашей цели, вам может быть надоело предоставлять ресурсы, необходимые для такого архива.
Для определения сроков хранения были созданы ведомственные каталоги архивных документов, специально стандартизированные для различных типов организаций. Разработаны специальные сервисы для быстрого поиска правовых требований к конкретным документам. Хорошо использовать их, но еще лучше, если эта информация в электронном виде интегрирована в систему делопроизводства.
Кстати, некоторые документы, в основном бухгалтерские, должны храниться 10, 50, 75 и более лет, а некоторые вообще не подлежат уничтожению. Обратите внимание, что Сроки хранения и другие требования к различным видам документов также устанавливаются в конкретных областях права. Закон о бухгалтерском учете, Закон об акционерных обществах и Закон об акционерных обществах. Порядок и количество документов, подлежащих хранению, также установлены в Декрете №. 03-33ps.
Существуют также специальные требования к помещению, в котором находится архив. Они предназначены для минимизации риска потери файлов в результате пожара, разрушения или плесени. При больших объемах досье следует позаботиться о том, чтобы обеспечить наличие места как для временных, так и для постоянных используемых документов, а также для хранения и работы сотрудников досье.
Указываются требования к освещению, температуре и влажности, гигиене и санитарии, а также безопасности. Например, уровень влажности следует проверять дважды в неделю, все полки следует протирать от пыли раз в год, а документы желательно размещать на северной стороне здания и защищать от солнечного света.
В целом, хранить документы в архиве организации сложно, но необходимо. Как же автоматизация может облегчить страдания?
Хранение документов: возможности организации электронной системы управления архивом
В этом разделе описано, что он делает с документами в процессе архивации. Да, автоматизация не улучшает условия хранения. Но это делает организацию намного проще!
Ниже приведена простая таблица, показывающая, как выглядит одна и та же операция с автоматизацией и без нее, независимо от того, используете ли вы электронные или традиционные бумажные файлы.
Печать корпуса, переплета, обложки, внутреннего указателя и примечаний. Все эти данные необходимо вводить вручную, и при больших объемах это может отнимать много времени. Опять же, нельзя исключать ошибки.
При передаче дел в программу электронного документооборота — например, 1С: Документооборот — вы можете создать опись и распечатать форму, чтобы увидеть, какие дела в настоящее время открыты, а какие считаются исполненными или уже переданы в архив.
‘Карточки могут определять, как долго хранятся документы и где они хранятся (полки, стеллажи)’.
‘Печатная копия внутреннего каталога документов может быть распечатана и приложена к файлу’.
Электронная система автоматизации оказалась полезной для архивирования бумажных документов, поскольку она помогает экономить на трудозатратах. В результате за файлы отвечает меньшее количество сотрудников, а вероятность ошибок сводится к минимуму. Некоторые из преимуществ, получаемых от системы электронного документооборота, включают в себя
- Система позволяет параллельно выполнять несколько функций. Это сокращает время, необходимое для перемещения документов.
- Непрерывность движения документов гарантирует, что лицо, ответственное за исполнение документа, может быть определено в любое время.
- Единая база данных предотвращает возникновение дубликатов.
- Быстрый доступ к документам упрощает многие задачи, в которых используются документы, и ускоряет многие рабочие процессы.
- Утверждение документов и последующее принятие решений значительно ускоряется.
- Управленческая дисциплина может быть усилена путем определения ответственных за каждый этап документооборота.
- Документы можно защитить от несанкционированного использования информации путем шифрования данных и определения прав доступа.
- При электронной регистрации и обработке документов файлы создаются автоматически, без необходимости выполнения дополнительных действий.
Последствия (и основные преимущества) использования СЭД для управления документацией — это финансовые затраты на управление документами и содержание отдела документации. Согласно нашему анализу, в зависимости от размера файлов и размера организации, расходы на архивирование документов могут быть снижены на 17-72%.
Минусы электронной системы хранения: сколько стоят архивные документы
Следует также отметить недостатки использования системы EDI для управления записями. Главным из них являются большие инвестиции, необходимые для приобретения программного обеспечения и внедрения системы в производственную среду. Кроме того, «аппаратное обеспечение» (компьютеры рабочих станций) часто нуждается в обновлении, чтобы функционировать должным образом. Однако такая огромная инвестиция является одноразовой. Регулярное обслуживание системы не требует больших затрат. Сэкономленные благодаря системе деньги покрывают инвестиции. Стоимость обслуживания системы зависит от многих факторов, от состояния ИТ-структуры компании до добросовестности сотрудников, выполняющих задачи поддержки. Во многих случаях целесообразнее передать обслуживание системы на аутсорсинг. Чтобы быстро узнать, что это такое и сколько это будет стоить, обратитесь в специализированный отдел поддержки программы на платформе «1С» или позвоните им для получения исчерпывающей консультации.
В течение пяти-десяти лет наличие электронных файлов и даже электронных систем управления файлами станет главной целью крупных корпораций и государственных учреждений. Вопрос к сомневающимся: как вы думаете, сколько документов и лиц накопится к тому времени в файлах вашей компании? И насколько высоки будут ваши первоначальные инвестиции по сравнению с тем, что вы имеете сейчас?
К сожалению, решение отложить автоматизацию в области хранения документов является спорным. Гораздо эффективнее сосредоточиться на выборе хороших интеграторов и поставщиков программного обеспечения. Здесь правильный подход может реально сэкономить деньги и время.
Другим недостатком является необходимость обучения сотрудников. Однако если это учитывать с самого начала, то риск того, что сотрудники будут мешать новому порядку работы, сводится к минимуму. В этом могут помочь современные методы геймификации, опытные тренеры (что возвращает нас к вопросу выбора интеграционной компании), участие специалистов в проектных командах и другие инструменты.
Сложности внедрения кратковременны, а положительный эффект от ЭДО постоянный
Все инновации предполагают терпимость к временному дискомфорту. Но в итоге вы получаете новые и эффективные инструменты, улучшаете бизнес-процессы, связанные с архивированием, и активизируете глобальную цепочку улучшений. Компания становится более современной, ускоряется обслуживание клиентов, повышается лояльность сотрудников и подрядчиков.
Самый верный и надежный способ сократить бюджет и усилия на этапе внедрения и ввода системы в эксплуатацию — внедрить EDI, когда компания еще новая, с минимальными затратами и временем на внедрение.
Для получения бесплатной консультации, пожалуйста, свяжитесь с нами. Мы дадим рекомендации для вашей организации и предоставим вам примерный бюджет на реализацию. После проведения исследований до начала проекта можно рассчитать точный бюджет. Это специальный процесс, который позволяет четко описать состояние вашей компании и ее бизнес-процессов на момент внедрения. Вы можете заказать эту услугу, но вы не обязаны выполнять дальнейшую работу.
