Организация текущего хранения
Кадровые документы имеют большое значение для общества, поскольку они документируют стаж работы сотрудника, а также его право на получение пособий по социальному обеспечению, таких как пособия по старости и инвалидности. В связи с этим большинство кадровых документов имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях, когда граждане имеют доступ к организации учета. Как организовать текущее хранение кадровых документов в вашей организации, читайте в представленном материале.
Основной целью ведения кадровой документации компании является ограничение несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные сотрудников, и обеспечение возможности эффективного поиска необходимой информации.
Правовое регулирование порядка и условий хранения документов по личному составу осуществляется на основе перечня стандартизированных контролируемых архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием условий хранения. Это утверждено приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.
Под текущим хранением понимается хранение и использование документа с момента его создания до передачи сгруппированных файлов в архив. Текущее хранение файла происходит в том месте, где файл был сформирован. Текущее хранение также подразделяется на
- Хранение исполненных документов, и
- Сохраняет запущенный документ.
Текущие документы находятся у душеприказчика, который хранит их в специальных папках. Эти конверты имеют пометки «на подпись», «срочно» и т.д. Фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя. Исполненные документы должны архивироваться и храниться в папках в соответствии с номенклатурой дел.
Поддержание документа в актуальном состоянии означает сохранение документа в его первоначальном состоянии. Поэтому все приказы хранятся в исходном состоянии в кадровой службе организации. Копии приказов, касающихся кадровых вопросов: прием на работу, поощрения, взыскания, увольнения и т.д. Кроме того, они помещаются для хранения в личное дело сотрудника.
Процедура текущего хранения личных дел выглядит следующим образом
- Личные дела в бумажном формате хранятся в папке, где каждая страница пронумерована и сшита.
- Обложки личных папок также пронумерованы и им присвоен индексный номер, соответствующий общему количеству папок.
- В настоящее время в отделе кадров хранятся только личные дела действующих сотрудников. По окончании трудовых отношений личные дела удаляются из архива и могут быть сданы в архив.
- Личные дела уволенных сотрудников хранятся в алфавитном порядке.
Текущее хранение кадровых документов, шкафчиков, картотек и т.д., как правило, осуществляется на территории кадровых служб организации и должно иметь специальный шкаф или сейф, который запирается и опечатывается. Копия списка дел должна находиться в шкафу, а номера дел должны быть проставлены на корешках обложек дел в соответствии со списком дел, чтобы облегчить поиск документов.
Шкафчик менеджера по персоналу используется для хранения рабочих файлов сотрудников, печатей, писем и ключей от шкафчика (сейфа).
Сотрудникам HR рекомендуется не оставлять документы или файлы на своих столах или рабочих компьютерах в любое время, находясь вне офиса. В конце рабочего дня сотрудники отдела кадров должны поместить все незавершенные дела в металлический шкаф, который должен быть заперт и опечатан. Ключи от шкафчиков должны выдаваться менеджеру отдела кадров под роспись в каждом ежедневнике.
Черновики, редакции документов и поврежденные бланки уничтожаются в конце рабочего дня. Для этого можно использовать специальный шредер. Компьютеры запираются и отключаются от сети в конце дня.
Методы архивирования и учета кадровых документов требуют обязательной подписи сотрудника, подтверждающей получение копий и выписок.
Архив создается для обеспечения своевременного получения архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, их учета, хранения и порядка использования, а также готовности к передаче документов на постоянное хранение внутри организации.
Архивный фонд организации содержит лишь часть документов и не включает документы с более короткими сроками хранения (до 10 лет). Архивный фонд состоит из документов долгосрочного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, в том числе документов по личному составу, имеющих экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны быть представлены преимущественно в виде оригиналов — только при их отсутствии принимаются заверенные копии.
В соответствии с Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов архива в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, приказ №. В соответствии со статьей 526 Приказа Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года организации обязаны предоставлять для своих архивов специально оборудованные помещения и персонал. На это указывают и положения Основных правил ведения организационной документации, утвержденных решением Совета Росалкив от 6 февраля 2002 года.
Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих защиту от повреждений и неблагоприятного воздействия окружающей среды и исключающих потерю документов. Для этого в архивных помещениях устанавливаются металлические шкафы, сейфы и шкафы с полками.
Изъятие документов из архива постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и осуществляется на основании распорядительного документа руководителя организации, обязывающего изготовить заверенные копии документов в архиве и оригинала, где происходит акт изъятия.
Для обеспечения сохранности документов, касающихся персонала, уволенного в результате реорганизации или ликвидации юридического лица, а также социальной защиты граждан учредителям вновь создаваемых коммерческих организаций можно порекомендовать включить в учредительные документы правила бухгалтерского учета. Контроль и полнота документов по личному составу при реорганизации или ликвидации юридического лица и их своевременная передача на государственное хранение.
Порядок и условия ведения трудовой книжки регулируются Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовой книжке». Например, бланки журналов учета и вкладыши хранятся в организации как документы строгой отчетности и по требованию передаются лицу, ведущему журнал учета. В конце каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовой книжки, должно представить в бухгалтерию отчет о наличии трудовой книжки и вкладышей в нее, а также о сумме, полученной за выданную трудовую книжку и вкладыши в нее. Инкассовый чек организации прилагается. Копии трудовых книжек и журналов учета работы, не полученные работником при увольнении или в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования работодателем в соответствии с требованиями архивного хранения. Это определено Законом Российской Федерации «Об архивных предприятиях».
Работодатель несет ответственность за организацию хранения кадровой и первичной бухгалтерской документации. За хранение, архивирование, учет и выдачу трудовых книжек отвечают специально уполномоченные лица, назначенные приказом (распоряжением) работодателя.
Срок хранения документов, перечисленных в перечне типовых документов в управленческих архивах, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций N 558 от 25 августа 2010 года, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации, для хранения документов в государственном или местном архиве Это относится ко всем организациям, независимо от того, получили они их или нет.
Все кадровые документы должны храниться в делах организации.
Таким образом, алгоритм действий коммерческих организаций, не являющихся единым государственным предприятием или предприятием местного самоуправления, по обеспечению хранения документов, в том числе кадровых, следующий
- определить требования нормативного законодательства, определяющие сроки хранения определенных видов документов, и
- Хранение документов, для
- в случае организации, являющейся приобретателем: субъект Российской Федерации в области экспертно-исследовательских архивных и государственных архивных услуг в ценности многочисленных документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, совместно с уполномоченными органами государственной власти своих членов после истечения срока хранения
- архивирование документов Архивного фонда Российской Федерации или передача их на хранение в государственные или муниципальные архивы, библиотеки, музеи или научные организации, включенные в перечень, утвержденный Правительством Российской Федерации.
- Для организаций, не являющихся источником приобретения, по окончании периода временного хранения архивные документы подлежат экспертизе и могут быть уничтожены или сохранены в архиве организации.
Более подробную информацию об этом материале можно найти в КонсультантПлюс.
