Организация архивного хранения документов
Процесс управления архивными документами в нашей стране был утвержден Законом Российской Федерации № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации», 1 октября 2004 года.
В ходе коммерческой деятельности предприятия постоянно генерируются информационные данные в определенном количестве в печатном или электронном виде. По истечении срока подлинности организуется и упорядочивается архивное хранение документов.
Разновидности архивного хранения документов
Согласно «Каталогу типовых контролируемых документов», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года, существуют определенные группы документов с конкретными сроками и конкретными видами хранения.
Государственные органы всегда обязаны передавать дела на архивное хранение исключительно в специальный отдел Архивного фонда РФ. С другой стороны, коммерческие организации имеют более широкий выбор вариантов хранения.
Следующие критерии применяются ко всем имеющимся формам собственности
- Непосредственный срок хранения документа определяется исключительно собственной политикой управления документами организации. То есть до тех пор, пока важность документа не потеряет свою актуальность.
- Как указано в схеме каталога, существуют ограниченные сроки хранения — один, два, пять или десять лет. В то же время сами файлы находятся в офисах компании.
- Закон о ведении делопроизводства организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние нормативные акты определяют порядок постоянного хранения документов.
- Допускается размещение дел в филиалах профессиональных служб и организация системы дел внутри компании.
Порядок архивирования
Для каждой группы документной информации компетентное должностное лицо определяет конкретный срок хранения только в каждом отдельном случае в соответствии с нормативной базой Российской Федерации. Всегда составляется подробный список, в котором указывается дата, к которой документ должен быть изъят из архива, и окончание срока хранения. Обратитесь к соответствующим положениям применимого законодательства.
Организация архива документов в компании должна происходить на локальном участке или в специальном помещении. Важно иметь систему в виде коробок, архивных папок, ящиков и профильного оборудования, такого как каталожные полки или стеллажи. Таким образом, документы, представляющие особую или коммерческую ценность, надежно помещаются в надежные, запирающиеся металлические шкафы. По истечении срока действия уполномоченный сотрудник компании очистит документы и подготовит соответствующий акт об уничтожении.
Если для хранения требуется неопределенный период времени, файлы передаются в специальную организацию в соответствии с процедурами архивирования.
Требования по организации архивного хранения документов
Архивирование документов подразумевает особый вариант систематизации документов в компании, который позволяет соблюдать все действующие правила и правовые нормы во избежание потери важных данных.
Архивы располагаются в специальных зданиях или изолированных помещениях. Не размещайте его в очень влажных или очень жарких помещениях. Они также могут не располагаться рядом с заведениями общественного питания, аптеками или продуктовыми магазинами.
В помещениях для хранения файлов должна быть зона для хранения документов клиентов и зона для научных работ. Он также должен включать помещение, где можно получать и согласовывать документы и где могут временно храниться носители информации.
Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг
При организации хранения файлов необходимо строго соблюдать следующие правила
- Безопасность во всех отношениях — само помещение должно быть пожаробезопасным и защищено от возможности затопления, должны быть доступны аварийные выходы.
- В самом помещении не должно быть заглубленных трубопроводов, только трубопроводы, изолированные с помощью защитного оборудования и материалов.
- В файле допускается только скрытая электропроводка и герметичные розетки.
- Использование огня или нагревательных приборов, хранение пищи или других посторонних предметов в архиве не допускается.
- В помещении должны быть подвижные или стационарные металлические полки.
Полки, расположенные в складских помещениях, также должны отвечать определенным специальным требованиям. Например, основной проход между рядами должен составлять не менее 1,2 м, а пространство между полками — 0,75 м. Расстояние от полки, параллельной стене, до наружной стены должно быть не менее 0,75 м, а расстояние между торцом и стенкой полки — более 0,45 м. Расстояние от нижней полки каждого стеллажа до пола должно поддерживаться на уровне 0,15 м.
На самих полках документы можно хранить только в пачках или коробках. Документы нельзя класть на пол или подоконники без монтажа.
Полки можно размещать только перпендикулярно окну или стене с продуктами питания. Расстояние от источника тепла или окна до полки должно быть не менее 0,6 м. Полки, примыкающие к одному источнику тепла и внешней стене, не допускаются.
Как правильно хранить документы
Освещение в архивных помещениях можно регулировать как искусственно, так и естественным образом. Если доступно только естественное освещение, важно следить за тем, чтобы на бумагу не попадали прямые солнечные лучи. Для этого на окнах устанавливаются затемненные шторы и жалюзи.
Искусственное освещение обычно имеет лампу накаливания и требуется для закрытых ламп. Если используются люминесцентные лампы, рекомендуется использовать лампы с меньшим спектром УФ-излучения.
Конфигурация хранения документов предполагает постоянное поддержание правильных условий температуры и влажности. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°C и влажности 50-55%. Если данные находятся на пленочном носителе, влажность воздуха должна составлять 40-45%, а температура — примерно 15°C для черно-белой пленки и 2-5°C для цветной. Если информация находится на магнитных лентах или дисках, идеальными являются влажность 50-65% и температура 15-20°C.
