Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве
Е.А. КОШЕЛЕВА, заместитель директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Для централизованного хранения и использования в установленном порядке документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, а также других архивных документов (свыше 10 лет), в том числе документов по личному составу учреждения, созданных в процессе его деятельности, архивного учреждения.
В соответствии со статьей 15 Федерального закона от 22.10.04, no. 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Архивный закон), органы государственной власти, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, и граждане обязаны обеспечить необходимые финансовые, материально-технические и иные условия для комплектования, хранения, учета, архивных документов и использования, для обеспечения зданий и (или) сооружений, отвечающих установленным ими нормативным требованиям к архивам. Архивные исследования показывают, что лишь немногие организации должным образом оборудованы и обеспечены отдельными архивными помещениями. Как правило, документы, завершенные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование для удовлетворения требований граждан о подтверждении стажа и заработной платы, особенно за период работы в организации. . Преждевременная обработка документов зачастую приводит к невосполнимой утрате информации, затрагивающей социально-трудовые интересы граждан.
Кроме того, пространство, выделенное для хранения архивных документов, часто не соответствует требованиям по хранению. Некоторые организации хранят в архивохранилищах ненужное офисное оборудование, расходные материалы, пустые бланки документов и другие ненужные предметы, не имеющие отношения к архивным документам.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержден Росархивом 06.10.00. Все формы собственности обязаны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение срока исполнения, установленного Росархивом. Официальный срок хранения кадровых документов составляет 75 лет. Уголовный кодекс и Закон об административных правонарушениях предусматривают наказание за нарушение правил хранения, представления, учета и использования архивных документов в связи с несоблюдением закона об архивах.
Требования к хранению архивных документов
Для обеспечения безопасности файлов компании необходимо, прежде всего, осуществить ряд мер, направленных на создание оптимальных условий, соблюдение нормативного режима, правильную организацию хранения документов для предотвращения их потери и обеспечения их сохранности в хорошем физическом состоянии.
Для архивов требуются специальные или переоборудованные здания или отдельные, изолированные помещения. Архивы не следует размещать в сырых, влажных или неотапливаемых помещениях (особенно в подвалах и на чердаках), не отвечающих требованиям гигиены и чистоты, а также рядом со службами общественного питания, продовольственными складами и организациями, связанными с хранением или использованием химических веществ. Взрывчатые вещества.
Компания должна в соответствии с действующими правилами организации учета
— помещения для хранения документов — — помещения для приема, временного хранения и акклиматизации документов — — помещения для исследователей (читальные залы) — — рабочие помещения для сотрудников архива (как эти помещения, так и помещения для исследователей должны быть отделены от хранилищ документов) .
К хранилищу документов применяются следующие требования.
— должны быть пожаробезопасными, гарантированными от затопления и иметь аварийные выходы — — не должны пересекаться с магистральными линиями природного газа, воды, канализации или другими магистралями. Разрешается наличие труб снаружи багажника при условии, что они изолированы специальными средствами защиты — Электропроводка должна быть скрытой, а розетки герметичными — Запрещается использование огня, нагревательных приборов, хранение продуктов питания и курение — — Запрещается использование посторонних предметов и объектов Нет, посторонние предметы и объекты запрещены.
Склады должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими полками в соответствии со следующими требованиями
— Расстояние между рядами полок (главный проход) — 120 см- — Расстояние между полками (проход) — 75 см- — Расстояние между внешней стеной здания и полками, параллельными стене — 75 см- — Расстояние между стеной и краем стены полки или шкафа (обход) — 45 см- — Расстояние между полом и нижней полкой полки (шкафа) — не менее 15 см.
Документы размещаются на полках в коробках или пачках. Документы нельзя хранить на полу, подоконнике или на плоской поверхности.
Полки должны быть расположены перпендикулярно стене с оконным проемом, где находится энергоэлемент, так, чтобы расстояние от окна и источника тепла составляло не менее 0,6 м. Полки, шкафы и другие средства хранения документов не должны располагаться на внешних стенах здания или вблизи источников тепла.
Для хранения архивных исследовательских материалов и справочных папок следует приобрести сейф или металлический шкаф.
Надлежащее хранение документов обеспечивается путем создания условий, исключающих потери, порчу и вредное воздействие окружающей среды. Освещение в складских помещениях может быть естественным или искусственным. Чтобы прямой солнечный свет не влиял на документы, окна должны быть обеспечены естественным освещением с помощью штор или затеняющих жалюзи. Для искусственного освещения используются лампы накаливания с закрытыми колбами. Можно использовать флуоресцентные лампы с пониженным УФ-спектром. Оптимальные условия температуры и влажности для хранения документов зависят от типа носителя.
— Для бумажных документов — температура должна быть 17-19°C, относительная влажность 50-55%- — Для документов на пленочных носителях: a) черно-белых — температура должна быть 15°C, относительная влажность 40-55%- b) цветных документов — температура должна быть 2-5°C, относительная влажность 40-55%- — Для документов на магнитных лентах и дисках — температура должна быть 15-20 °C, относительная влажность воздуха должна составлять 50-65%.
В хранилище необходимо поддерживать постоянную температуру и влажность, избегать резких изменений условий окружающей среды. Это связано с тем, что высокие температуры, низкие температуры, высокая влажность и резкие изменения влажности могут негативно повлиять на физическое состояние документов, что приведет к их порче и потере. Информация, содержащаяся в них. Для складских помещений с неконтролируемым климатом рекомендуется вентиляция, дополнительные источники осушающего воздуха и т.д.
Температурные и влажностные условия в хранилище документов должны контролироваться путем измерений с использованием оборудования для мониторинга воздуха, такого как термометры, тирометры и гигрометры. Эти приборы должны располагаться в главном проходе стойки, вдали от систем отопления и вентиляции. Измерения, полученные с помощью приборов, записываются в специальный дневник.
Бытовой пылесос можно использовать для удаления пыли с коробок, пачек архивных документов, полок и всего архивного помещения. Помещения для хранения документов должны содержаться в чистоте, в них не должно быть плесени, насекомых, грызунов и скопления пыли. Для защиты документов от пыли помещения должны быть максимально герметичными и, по возможности, оборудованы системами для удаления пыли и вредных газообразных загрязнителей из воздуха. В складских помещениях следует систематически проводить влажную уборку и удалять пыль с полок, шкафов, коробок, папок и другого оборудования для хранения документов не реже одного раза в год.
Рекомендуется регулярно, по крайней мере выборочно, проверять документы на наличие насекомых и плесневых грибков, например, до и после отопительного сезона. При обнаружении биологических вредителей необходимо принять экстренные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами сотрудников архива, санитарно-эпидемиологической службы или карантинной службы.
В профилактических целях полы, цоколи, подоконники, полки и другое оборудование складских помещений следует обрабатывать дезинфицирующим раствором (например, 2% формалина, 5% кетамина АВ) не реже одного раза в год.
Если обнаружено, что документы поражены плесенью, их следует изолировать и отправить на дезинфекцию. Полки, шкафы и коробки, где они хранились, следует протереть раствором формалина (3-5%) и оставить до полного высыхания. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, пораженные поверхности следует обработать тем же раствором формалина.
В зонах подачи документов необходима свободная циркуляция воздуха. Для предотвращения проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения вентиляционные каналы в окнах, стенах, потолках, полах и наружные отверстия вентиляционных систем, открывающиеся в теплое время года, должны иметь сетку диаметром 0,5 мм.
