Вступили в силу новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах
1 июня 2020 года были утверждены новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных учреждениях. Заказ №. 24 1 Росалхива от 2 марта 2020 г. Название и статья 1.1 самих Правил отражают объем записей, к которым они применяются.
- Государственные и муниципальные записи.
- государственные и муниципальные музеи и библиотеки; и
- Научные организации, включенные в утвержденный Правительством Российской Федерации перечень научных организаций для постоянного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации 2.
Однако следует отметить, что существует ряд изменений, затрагивающих организации, у которых эти записи приобретаются и в которые подаются документы в случае ликвидации. В настоящее время мы внимательно следим за этими корректировками и опубликуем статью о них в следующем номере.
Тем временем, давайте посмотрим, что было добавлено в правила электронного хранения документов. Мы видели, что существует «целый» раздел (хотя он состоит всего из трех абзацев). Приведем его полностью, чтобы можно было понять его масштаб.
Раздел VII «Особенности электронного хранения документов» Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках и научных учреждениях (утв. приказом Росархива от 3 февраля 2020 г. № 24). )
7.1 Электронные документы хранятся в следующих файлах
Физически разделенные носители — две копии, одна из которых является основной, а другая — рабочей. Мастер- и рабочие копии хранятся в отдельных складских помещениях (комнатах) при температуре и влажности, рекомендованных производителем носителя.
Архивная информационная система — собственное оборудование архива или федеральное и/или региональное хранилище электронных документов.
7.2.Существенными условиями для физического хранения электронных документов на отдельном носителе являются
Использование носителей, предназначенных для длительного хранения информации (10 лет и более).
7.3. наличие технических средств и программного обеспечения, позволяющих воспроизводить, передавать и преобразовывать их, а также контролировать их физическое и техническое состояние; и
переход к новым институтам и их преобразование в современные формы; и
7.2. организации, проверяющие подлинность, полноту, надежность и пригодность к использованию.
7.3.Нормативными условиями хранения электронных документов в архивных информационных системах являются … :
Соблюдение требований законодательства … 3 , в области создания, развития и ввода в эксплуатацию национальных информационных систем и хранения их информации.
Соответствие требованиям операционной безопасности и защиты информации 4,
Создание резервных копий электронных документов, в том числе с использованием облачных технологий, и их перевод в современные форматы.
Возникает очень важный вопрос. Сколько копий съемных носителей необходимо для надежного хранения электронных документов на съемных носителях? Росархив считает, что достаточно двух, причем одна из них — рабочая копия, то есть копия, используемая для доступа к документу.
Однако большинство уважающих себя архивов хранят три или более копий своих материалов, одна из которых хранится в удаленном месте (в идеале — на другом конце страны). 2 более вероятно, если материалы имеют огромные размеры или для их обработки требуется специальное оборудование или программное обеспечение.
В современной практике понятие «рабочая копия» не используется, если пользователь не использует носитель и не может получить доступ к документу через информационную систему.
Положительной стороной является отсутствие попыток навязать определенный тип носителя, программного обеспечения, конвертации или метода миграции.
Конечно, стоило бы отметить, если бы по каждому из этих элементов в Постановлении содержались высокоуровневые указания и рекомендации (или ссылки на отраслевую литературу) о том, как реализовать эти требования на практике. В конце концов, по понятным причинам, в Положении все это подробно описано для бумажной документации.
Неадекватная трактовка национальных нормативно-методических баз затрудняет для компаний организацию (особенно в долгосрочной перспективе) надлежащего хранения электронных документов. Но вы должны действовать сейчас! Именно поэтому наши советы могут оказаться полезными. Основные моменты, которые необходимо учитывать, форматы электронных документов, как выбрать носители информации, как создать требования к метаданным, как обеспечить целостность, полноту и подлинность документов, подписанных в ЭЦП/УЭП, как выбрать электронные файловые системы и инструменты, как работать с облачными решениями. См. статью «Конструктивный подход к хранению электронных документов» в выпуске 4, 2016.
Поэтому мы осмеливаемся дать некоторые рекомендации в этом отношении. Некоторые международные стандарты уже давно переведены на русский язык и приняты в качестве национальных стандартов. Здесь описаны основные проблемы, связанные с организацией долгосрочного хранения электронных документов. Они особенно полезны, если вам необходимо разработать собственные региональные правила по этому вопросу.
